Formación de portavoces, elemento clave para conseguir visibilidad en medios de alto valor
En el mundo empresarial actual, la reputación de marca se ha convertido en uno de los activos más valiosos. Conseguir que nuestra empresa tenga una estrategia de comunicación eficaz y coherente es fundamental para construir y mantener la imagen de la marca a lo largo del tiempo.
Cuando una compañía diseña un plan de comunicación, debe de tener en cuenta que son muchos elementos los que comunican: desde la web corporativa hasta los propios empleados.
Identidad de marca vs Imagen de marca
Para empezar, no debemos confundir identidad de marca con imagen de marca. La identidad de marca hace referencia a lo que una empresa busca transmitir cuando comunica mientras que la imagen corporativa hace referencia a lo que los públicos perciben de la marca.
No siempre es fácil conseguir que la identidad de marca y la imagen de marca estén alineadas, ya que son muchos los factores de una empresa que «comunican hacia el exterior”. La figura del portavoz ante los medios de comunicación es uno de estos elementos con una gran visibilidad ante los públicos, la cual no podemos descuidar si queremos conseguir una buena imagen corporativa.
Generalmente, son las agencias de comunicación y RRPP las que se encargan de coordinar todos los elementos con los que cuenta una empresa para transmitir sus valores de forma adecuada para lograr la imagen deseada. Y en esta tarea, los portavoces tienen un papel clave.
En qué consiste ser un portavoz ante los medios
El portavoz: persona responsable de representar a la empresa
Un portavoz es la persona responsable y autorizada para representar y comunicar en nombre de la empresa. Como la propia palabra indica, es quien “porta” la “voz” en una compañía. En otras palabras, es la cabeza visible que humaniza a la entidad, le da una identidad visible y fortalece el vínculo entre la empresa y el público, transmitiendo su filosofía y valores de manera cercana y auténtica ante los medios de comunicación.
Seguramente, te resulten casi tan familiares como sus propias compañías personajes como Amancio Ortega o Elon Musk. Ellos han actuado como la cara visible de sus empresas, y todo lo que hacen o dicen repercute en la imagen de marca que se tiene de ellas (sin ir más lejos, son muchos los expertos que apuntan que la caída de las ventas de Tesla se debe a las recientes actuaciones políticas de Elon Musk).
¿Quién puede ser un buen portavoz? Los principios del buen/a portavoz
¿El portavoz nace o se hace? Está claro que cada persona tiene aptitudes innatas, pero hay ciertas habilidades que se pueden desarrollar con la práctica. En LF Channel creemos que todo/a buen portavoz debe cumplir con tres grandes principios, que son:
1. Conocer de primera mano la empresa.
Saber cuál es su origen, sus valores, su filosofía… El portavoz debe sentir “que la empresa es suya” y conocerla mejor que el mismísimo fundador/a (en caso de que no lo sea). Es imprescindible que del portavoz emane la sensación de pertenencia y confianza total y absoluta por el proyecto del que forma parte. Este primer punto es esencial para que un profesional se convierta en un gran portavoz corporativo.
2. Actuar como una extensión de la compañía.
Esto quiere decir que, durante su exposición frente a los medios, los valores y posturas que transmitirá no son los suyos propios como individuo, sino los de la empresa que está representando. A veces los portavoces pecan de dar opiniones personales subjetivas sobre determinados aspectos (política, actualidad…) y olvidan que en el momento en el que están hablando a los medios su figura es el altavoz de toda una empresa.
3. Un buen orador se hace, no se nace.
La capacidad de comunicar con claridad, transmitir empatía y generar cercanía con los medios no es un don exclusivo, sino una habilidad que se puede aprender y perfeccionar con práctica y dedicación. Un portavoz eficaz se forma con preparación constante y compromiso con la mejora continua.
Es necesario contar con protocolos y materiales formativos, una falta de preparación puede llegar a ocasionar consecuencias negativas tanto para el portavoz como para la entidad a la que representa.
Consejos para hablar ante los medios
Control y confianza:
En primer lugar, un buen portavoz debe ser empático, mantener la calma ante las críticas o situaciones adversas y contar con habilidades de comunicación que le permitan transmitir mensajes claros y alineados con la identidad de marca. Además, la comunicación no verbal como sus gestos y actitud son aspectos clave para transmitir una imagen de seguridad y credibilidad frente a los medios.
Sencillez y claridad en los mensajes:
Un buen portavoz debe comunicar de manera clara y directa. Para lograrlo, su discurso debe evitar tecnicismos innecesarios, destacar siempre los puntos fuertes de la empresa y saber redirigir preguntas difíciles hacia mensajes positivos sobre la compañía.
Una técnica eficaz es el uso de ejemplos concretos para captar la atención del público, ya que las historias y casos prácticos resultan mucho más memorables que la teoría.
Estudia cada oportunidad con los medios:
Una preparación sólida es clave para cualquier portavoz. Las entrevistas pueden provocar situaciones de nervios y, sin la preparación adecuada, puede dar lugar a errores. Por ello, es fundamental estructurar bien los argumentos y ensayar tantas veces como sea necesario para responder con seguridad a cualquier pregunta.
Una buena preparación no solo ayuda a proyectar confianza y naturalidad, sino que también minimiza el riesgo de titubeos o inseguridades. Además, es importante mantenerse al día con la actualidad informativa para contextualizar mejor los mensajes y responder de manera relevante.
Media training – El entrenamiento para destacar en los medios
Si quieres trabajar tu imagen y formarte para ser un buen comunicador en medios, puedes realizar una sesión de formación de portavoces (también conocida como media training, en inglés). Se trata de un curso para trabajar y desarrollar habilidades comunicativas necesarias para hablar en nombre de una empresa ante los periodistas, y así ser capaz de hacer frente a ruedas de prensa, entrevistas o eventos mediáticos de cualquier tipo.
El objetivo de la formación de portavoces es mejorar la interacción con los medios de comunicación de manera clara, efectiva y cercana.
Este tipo de formación no está dirigida únicamente a altos directivos, sino que también puede beneficiar a otros profesionales de la empresa, que al estar especializados en otras áreas específicas pueden resultar de interés para los medios, como pueden ser los representantes de departamentos como Recursos Humanos, Operaciones, Finanzas y, por supuesto, Comunicación y Marketing.
Los media training cobran cada vez más relevancia, pues se está buscando un enfoque más directo, estratégico y humano en la comunicación. Además, con la aparición de las redes sociales y formatos más interactivos, como pueden ser los podcasts, es necesario que el portavoz cuente con una preparación específica para transmitir una imagen corporativa correcta en los diferentes canales.
Qué se aprende en una sesión de formación de portavoces
Las agencias de comunicación, como consultoras expertas en la comunicación de marca, cuentan con gran experiencia en la formación de portavoces.
¿Qué aprenderás en una sesión de media training? Entre otras…
- Consolidarás tus conocimientos sobre tu empresa y darás una voz personalizada a los mensajes corporativos. Aunque ya conozcas bien la compañía en la que trabajas, tienes que ser capaz de estructurar los mensajes corporativos y preparar tu propio discurso personalizado cada vez que realices una intervención en los medios.
- Aprenderás las reglas del juego y las “líneas rojas” para un portavoz dentro de una empresa.
- Entenderás el funcionamiento de los medios de comunicación: cómo trabajan, cuál es su estructura y modelo de negocio, qué necesita un periodista para que su entrevista sea de calidad… este conocimiento te permitirá crear relaciones más significativas con los medios de comunicación.
En LF Channel llevamos más de 20 años preparando sesiones de media training a CEOs y directores de grandes empresas españolas y extranjeras. Nuestro taller formativo suele incluir dos partes, que siempre preparamos cuidadosamente de forma personalizada:
- Un primer bloque teórico, donde aprendemos el panorama mediático y el rol del portavoz como parte de una estrategia comunicativa. Además, aportaremos consejos y tips útiles para hablar en público en función del soporte al que nos enfrentamos (tele, radio, podcast…), así como errores a evitar.
- En segundo lugar, ponemos en práctica todo lo aprendido. Un periodista de un medio conocido te hará una entrevista, a modo de “simulacro”’ Grabaremos la entrevista ficticia, y después analizaremos conjuntamente tus respuestas y prepararemos un plan de mejora.
Si tu empresa necesita mejorar su relación con los medios, potenciar su reputación o preparar a sus portavoces para comunicarse de manera efectiva, una agencia de comunicación y relaciones públicas puede ayudarte. Nuestro equipo de expertos ofrece formación personalizada en media training y estrategias de comunicación adaptadas a tus necesidades. Contáctanos aquí para más información.
