Organitzar una roda de premsa exitosa no consisteix només a convocar a diversos periodistes i esperar que facin preguntes. Perquè realment generi cobertura, notorietat i reputació, és necessari treballar cada detall abans, durant i després de la trobada amb els mitjans. Quan una empresa prepara correctament una roda de premsa, no sols augmenta les seves possibilitats d’aparèixer en els mitjans de comunicació, sinó que també tramiti professionalitat, credibilitat i control sobre el seu missatge.
Quan val la pena organitzar una roda de premsa?
La planificació i la rellevància del missatge són factors determinants per a l’èxit d’una convocatòria de mitjans. Tal com recull el Manual de Bones Pràctiques en la relació entre els professionals de la comunicació i els periodistes promogut per l’Associació d’Empreses Consultores en Relacions Públiques i Comunicació (ADECEC) i l’Associació de Directius de Comunicació (Dircom): “Si no suposa una diferència real quant a contingut informatiu, el periodista prefereix rebre una nota o comunicat abans que haver de desplaçar-se a una roda de premsa. Sobre aquestes últimes, en general considera que s’organitzen més de les que serien necessàries”.
Un dels dubtes més habituals és saber si realment existeix un motiu prou destacable com per a convocar als mitjans. La resposta és senzilla: una roda de premsa ha d’aportar una notícia d’interès real i tenir un enfocament que resulti interessant per als periodistes.
No totes les novetats justifiquen una convocatòria. Alguns exemples d’una roda de premsa justificada són:
Llançament d’un nou producte o servei
Si la companyia presenta una novetat realment important o una nova línia de negoci, la roda de premsa pot servir per a anunciar-ho. Aquesta motivació dependrà del tipus d’empresa. En el cas d’una empresa que llanci una gran quantitat de productes a l’any, no tindria sentit organitzar una roda de premsa per cada llançament, seria més recomanable enfocar la roda de premsa per a presentar tota la gamma de productes.
Anuncio de resultats, fites o inversions
Un bon moment per a recórrer a aquest format és comunicar grans adquisicions, expansions, acords estratègics, canvis rellevants en la direcció o resultats especialment significatius. Aquest tipus de roda de premsa interessarà molt als periodistes econòmics, sobretot si estem parlant de grans companyies internacionals o empreses que cotitzin en borsa.
Gestió d’una crisi o un assumpte sensible
En aquesta mena d’escenaris és més important que mai tenir absolutament tot el material i els recursos de comunicació preparats: posicionament de la companyia, missatges clau, possibles preguntes, qüestions incòmodes i portaveus entrenats per a respondre amb seguretat i coherència.
No obstant això, no sempre una roda de premsa és la millor opció davant una crisi. Si existeix el risc que la convocatòria pugui tornar-se en contra de la marca, amplificar-la o generar més tensió mediàtica, és aconsellable optar per altres alternatives, com elaborar un comunicat reactiu, concedir entrevistes controlades o mantenir reunions individuals amb els periodistes que estiguin seguint el tema més de prop.
La clau està a analitzar si el format ajudarà realment a transmetre el missatge de l’empresa o si, per contra, pot dificultar el control de la comunicació.
Abans de la roda de premsa: la preparació ho és tot
La fase prèvia de tota roda de premsa és la que determina, en gran manera, l’èxit de la convocatòria. Una bona organització minimitza imprevistos i permet que el missatge arribi de manera clara.
1. Defineix l’objetciu i el missatge principal
Abans d’enviar la convocatòria, hem de respondre a dues preguntes: què volem comunicar? i què volem aconseguir? El missatge principal ha de ser clar, breu i fàcil de recordar. Com més concret sigui, és més probable que els periodistes ho recullin correctament. A més, convé preparar entre dos i tres missatges secundaris que ajudin a reforçar la idea principal.
2. Tria bé la data, l’hora i el lloc
La logística té un impacte directe en l’assistència. Evita dates pròximes a festius, grans esdeveniments o moments de saturació informativa. En general, les primeres hores del matí solen funcionar millor, ja que permeten als periodistes redactar les seves peces amb temps i poder publicar el mateix dia.
El lloc triat ha de complir diverses condicions per a facilitar el treball dels periodistes i garantir que la convocatòria es desenvolupi sense contratemps:
- Ser fàcilment accessible, tant en transport públic com en vehicle privat, per a afavorir l’assistència i evitar que la ubicació es converteixi en un obstacle per als periodistes.
- Oferir comoditat i els serveis necessaris per als assistents, com a zones d’acreditació, guarda-roba, sales per a entrevistes individuals o aparcament.
- Disposar de prou espai per a càmeres, equips de so i fotògrafs, de manera que els mitjans puguin treballar amb comoditat i obtenir imatges i declaracions de qualitat.
- Reflectir la identitat i els valors de l’empresa, ja que l’entorn també forma part de la comunicació i contribueix a reforçar el missatge que es vol transmetre.
3. Realitza proves i assajos abans de la convocatòria
Un dels errors més habituals en una roda de premsa és confiar que tot sortirà bé sense haver fet proves prèvies. Assajar la convocatòria amb antelació permet detectar problemes tècnics, ajustar temps i preparar millor als portaveus.
L’ideal és realitzar un assaig el més realista possible, simulant tant la intervenció inicial com el torn de preguntes. Això ajuda a comprovar si el ritme és adequat, si els missatges principals s’entenen amb claredat i si els portaveus responen amb naturalitat i seguretat. A més, aquest tipus de simulació també serveix per a coordinar millorar aspectes logístics com l’entrada dels ponents, l’ús de presentacions, el so o la col·locació de càmeres i fotògrafs.
Si la convocatòria és híbrida (esdeveniment físic amb retransmissió en línia) o virtual, aquest punt resulta encara més important. És imprescindible provar amb antelació la plataforma de retransmissió, la connexió, els micròfons, les càmeres i tots els sistemes d’àudio i vídeo per a evitar fallades tècniques durant la intervenció.
4. Selecciona als mitjans adequats
No totes les rodes de premsa interessen a tots els periodistes. Per això, una part fonamental del treball consisteix a elaborar una convocatòria precisa.
És preferible convidar a menys mitjans, però que realment estiguin interessats, que fer un enviament massiu sense segmentació. Analitza i identifica quins periodistes cobreixen el sector, quin enfocament solen donar i què pot resultar-los rellevant.
5. Prepara materials de suport
Una roda de premsa funciona molt millor quan els periodistes reben informació útil i ben organitzada. Comptar amb materials de suport preparats amb antelació no sols facilita el treball dels mitjans, sinó que també ajuda a garantir que els missatges clau de la companyia es transmetin de manera clara i consistent. Entre els principals recursos que convé preparar es troben:
- Dossier o nota de premsa. Ha d’incloure les dades principals, xifres, context i declaracions rellevants dels portaveus de la companyia. Com més clar i ordenat estigui, més fàcil serà per al periodista treballar amb la informació proporcionada i, per tant, amb els missatges clau de l’empresa.
- Imatges i recursos audiovisuals. Aportar fotografies, vídeos i recursos gràfics facilita enormement el treball dels mitjans, especialment en premsa digital i televisió, la informació de la qual depèn, en gran manera, d’aquest material.
- Document intern de preguntes i respostes. Preparar una bateria de possibles preguntes, incloses les incòmodes, ajuda al fet que els portaveus responguin amb seguretat i coherència.
Durant la roda de premsa: claredat, ritme i proximitat
El moment de l’esdeveniment és decisiu. Tot el que s’hagi preparat abans ha d’executar-se de manera fluida i professional.Cuida la posada en escena
La imatge compta. L’espai, la il·luminació, la disposició dels portaveus i el to de la presentació influeixen directament en la percepció dels mitjans.
Una roda de premsa massa llarga o desorganitzada sol provocar que es perdi l’interès ràpidament. L’ideal és que l’exposició principal no superi els 20 o 30 minuts i que després s’obri un torn de preguntes prou ampli.
Tria bé als portaveus
No sempre el millor expert és el millor portaveu. La persona que intervingui ha de ser capaç de comunicar amb claredat, transmetre confiança i respondre amb naturalitat. Per a assegurar-te d’això, és recomanable que el portaveu faci una preparació prèvia o media training especialment si es tracta d’una compareixença important o delicada.
Gestiona les preguntes amb transparència
Les preguntes dels periodistes són una oportunitat, no un problema. Permeten ampliar el missatge, aclarir dubtes i mostrar proximitat. Evitar respondre o estar a la defensiva, genera més desconfiança que la mateixa resposta. Si no es disposa d’una dada concreta, és millor reconèixer-lo i, sempre que sigui possible, comprometre’s a facilitar-lo posteriorment.
Després de la roda de premsa: el treball no ha acabat
Moltes empreses cometen l’error de pensar que la roda de premsa acaba quan els periodistes abandonen la sala. En realitat, queda una altra fase, i el treball posterior és igual d’important que el realitzat fins al moment.
Envia la informació als qui van assistir i als qui no
Una vegada finalitzada, convé enviar ràpidament la nota de premsa, les imatges i qualsevol material addicional. També és recomanable fer-ho arribar a aquells mitjans que no van poder assistir, ja que també poden estar interessats a publicar la notícia.
Fes seguiment personalitzat
El seguiment posterior pot marcar la diferència entre una simple assistència i una cobertura de qualitat. Trucar o escriure a determinats periodistes permet resoldre dubtes, facilitar entrevistes addicionals, oferir declaracions exclusives i confirmar terminis de publicació. I, fins i tot, recordar l’esdeveniment.
Mesura els resultats
Per a saber si la roda de premsa ha estat realment efectiva, cal analitzar els resultats. No n’hi ha prou amb valorar l’assistència o el nombre de publicacions obtingudes; també és important mesurar l’abast de la convocatòria i comprovar si els missatges clau s’han traslladat correctament. Alguns dels principals indicadors són:
- Nombre d’assistents. Aquesta dada permet comprovar si la convocatòria ha estat atractiva i si la selecció de mitjans ha estat l’adequada.
- Cobertura obtinguda. Analitza quants mitjans van publicar la notícia, quins missatges van destacar i quin va ser el to de les publicacions.
- Anàlisi de la qualitat i el to de les cobertures. Més enllà de la quantitat d’impactes obtinguts, és fonamental analitzar la qualitat de les publicacions generades. No totes les aparicions en mitjans tenen el mateix valor: una cobertura en profunditat en un mitjà especialitzat pot ser més rellevant que diversos esments superficials en grans mitjans generalistes.
També és important avaluar el to de les informacions: si és positiu, neutre o negatiu, i si els missatges clau de la companyia han estat interpretats correctament. Una roda de premsa que ha tingut èxit és aquella que aconsegueix transformar un missatge corporatiu en una notícia rellevant per als mitjans i per a l’audiència.
La importància de comptar amb una estratègia de comunicació
Organitzar una roda de premsa exitosa requereix estratègia. Des de la selecció de periodistes fins al seguiment posterior, cada fase influeix en el resultat. Per això, moltes companyies opten per treballar amb una agència de comunicació capaç de coordinar tot el procés i assegurar que el missatge arribi on deu.
A LF Channel ajudem empreses de diferents sectors a dissenyar convocatòries, preparar portaveus i maximitzar l’impacte de les seves relacions amb els mitjans. Una roda de premsa no és només un esdeveniment, és una oportunitat per a generar reputació i visibilitat.
